DESCRIPTION DES FONCTIONS AU SEIN DU CLUB
1 : Président .
2 : Vice-Président
3 : Secrétaire .
4 : Trésorier .
5 : Vice-Trésorier .
6 : Correspondant .
7 : Coordinateur des cadres techniques
8 : Conseiller Technique .
9 : Intendance, Matériel et Transport .
10 : Correspondant d’arbitrage .
11 : Manifestations et festivités .
12 : Partenariats privés.
13 : Promotion et Communication .
14 : Ethique sportive .
15 : Entraîneur .
16 : Adjoint technique .
17 : Assistant d’équipe .
1 - PRESIDENT :
. Le Président représente l’association en justice et dans tous les actes de la vie civile.
. Il assure le fonctionnement régulier de l’Association conformément aux statuts et au Règlement Intérieur, notamment en ce qui concerne la tenue des assemblées, qu’il préside, l’organisation et la régularité des votes.
. Il convoque, et préside, les réunions du Bureau Directeur, au minimum 2 fois par mois.
. Il convoque, et préside, les réunions du Conseil d’Administration.
. Il est le garant de la bonne utilisation des ressources financières de l’Association. A ce titre, il
peut faire ouvrir au nom de l’Association tous les comptes bancaires ou postaux nécessaires à son fonctionnement, comptes dont il peut donner délégation de signature à d’autres membres du Bureau Directeur.
2 - VICE – PRESIDENT :
. Le(s) Vice-Président(s) est généralement élu pour ses larges connaissances dans tous les domaines du club, aussi bien administratif et financier que sportif et technique.
. Il est généralement un ancien du club.
. A ce double titre , il est appelé à remplacer le Président en cas d’absence. Notamment, conformément au règlement intérieur, sa présence est impérative pour la validité des débats et des décisions prises au cours des réunions du Conseil d’Administration et du Bureau Directeur en cas d’absence du Président.
3 - SECRETAIRE :
. Le Secrétaire est responsable, le cas échéant, du personnel salarié de l’Association et de sa gestion devant le Conseil d’Administration.
. Il assure la gestion administrative, la correspondance, les compte-rendus des réunions, la tenue des registres et des archives. Il en rend compte au Président, au Bureau Directeur et au Conseil d’Administration.
. Notamment, sont de son ressort : la réception, la ventilation et le traitement des courriers, les engagements des équipes, l’enregistrement, le classement et l’état détaillé des licenciés du club.
. Le secrétaire, sous l’autorité du Président, doit accomplir toutes les formalités de déclaration et de publication prévues par la loi du 01/07/1901 et par décret du 16/08/1901 tant au moment de la création de l’Association que dans le cours de son existence.
4 - TRESORIER :
. Le Trésorier détient, comptabilise et gère les fonds de l’Association conformément au Règlement Intérieur. Il assure la tenue des livres de compte.
. Il effectue toutes les opérations bancaires : il perçoit les versements, effectue les paiements et les placements.
. Il présente chaque année à l’Assemblée Générale un rapport sur la situation financière de l’Association et un budget prévisionnel de l’année civile suivante.
. Il fournit le bilan et le compte de résultats aux organismes habilités, administrations et collectivités publiques qui le demandent. Il en rend compte au Président, au Bureau Directeur et au Conseil d’Administration.
. Il est chargé de monter les demandes de subventions auprès des collectivités, tâche pour laquelle il peut se faire aider par le vice-trésorier. Généralement il assure directement celles de : FNDS, Conseil général, intercommunalité, Commune.
5 – VICE-TRESORIER :
. Le Vice-Trésorier aide le Trésorier dans sa tâche. Il le remplace en cas d’absence.
. Il est plus particulièrement chargé du montage des demandes de subventions auprès du Conseil Régional et du Contrat de ville. A ce titre, il lui incombe directement la gestion complète du contrat de ville.
6 – CORRESPONDANT :
. Le correspondant du club est en charge des relations avec les instances dirigeantes du handball : comité 13, Ligue de Provence-Alpes et Fédération Française .
. Il détient les calendriers des rencontres. Il s’assure et diffuse les dates et lieux des rencontres, aussi bien à l’extérieur qu’à domicile. Pour ces dernières, il prend tous les contacts nécessaires avec la municipalité pour la réservation des gymnases, et en fait part aux clubs visiteurs dans les délais impartis par le règlement. Il est donc responsable de l’intégrité et de la bonne diffusion des « Conclusions de Matches ».
. Il collecte et envoie les feuilles de matches, et il communique les résultats des rencontres aux personnes intéressées : aux clubs de l’Entente féminine, au gestionnaire du site Internet, au B.D .
. En outre, de part ses relations avec les instances dirigeantes, le Correspondant du club se doit d’être le référent interne au MHBOP en ce qui concerne les règlements fédéraux. Le Bureau Directeur et les Entraîneurs font appel à lui en cas de besoin de clarification d’un article réglementaire.
7 – COORDINATEUR DES CADRES TECHNIQUES :
Ce poste doit permettre, pour l’ensemble des équipes du club, de :
. Améliorer la cohésion des cadres techniques et les aider dans les difficultés qu’ils peuvent rencontrer,
. Mettre en place une évolution cohérente par catégorie d’âge avec des objectifs et des critères permettant de juger de la progression des équipes dans la maîtrise de la pratique du handball,
. Définir les créneaux d’entraînement, gérer les besoins en matériel (voir point 9),
. Faire circuler les informations, discuter en préventif avant que les conflits n’apparaissent,
. Organiser des réunions régulières d’information et de suivi des cadres techniques (au moins une par trimestre),
. Proposer, organiser et suivre la formation des cadres techniques dans les niveaux du brevet fédéral.
. S’assurer du remplacement des entraîneurs en cas d’absence.
8 – CONSEILLER TECHNIQUE :
Il a pour rôle de :
. Conseiller techniquement le coordinateur des cadres techniques et les entraîneurs de toutes les équipes de jeunes du MHBOP,
. Proposer, sur le plan technique, une vision d’ensemble et une cohérence à l’ensemble des équipes,
. Aider les entraîneurs sur le plan technique sur des sujets pour lesquels ils présentent des lacunes.
. Eventuellement, organiser des soirées techniques sur des thèmes précis.
. Participer à l’élaboration des grandes orientations techniques du club.
9 – INTENDANCE, MATERIEL ET TRANSPORT :
- Le responsable de l’intendance, du matériel et du transport permet aux différentes équipes :
.de disposer du matériel nécessaire à la pratique du handball lors des entraînements et en compétition : ballons, maillots, chasubles, shorts, colle, pharmacie, eau …
.de disposer d’un moyen de transport lorsque le Bureau Directeur a décidé d’organiser un transport en commun.
- Il assure les approvisionnement et la constitution d’un stock minimum du matériel par passation des commandes auprès de fournisseurs qui offriront le meilleur prix.
- Il identifie le moyen de transport idoine et, si nécessaire, l’hébergement des équipes. Il en fait un chiffrage qu’il soumet pour approbation au B.D. Après accord, il fait les réservations correspondantes.
- Il contacte les services municipaux afin de résoudre les éventuels problèmes liés aux installations du gymnase.
10 – CORRESPONDANT D’ARBITRAGE :
. Il est responsable du respect des impositions fixées par les instances du handball en ce qui concerne le nombre d’arbitres que doit présenter le club. Pour cela il s’assure, en liaison avec le Coordinateur des Cadres Techniques (voir point 7) et en contact direct avec les Entraîneurs (voir point 15), de la formation de nouveaux arbitres ou de ceux qui souhaitent gravir les échelons du Brevet Fédéral
. Il est en contact avec la Ligue et le Comité qui désignent les clubs qui devront déléguer leurs arbitres pour tous les matches qui vont se dérouler dans la région (Alpes et Provence) et dans le Département (Comité 13).
. Il reçoit les affectations des matches qui seront à arbitrer par le MHBOP.
. Il désigne, en retour, quels seront les arbitres du club qui iront « siffler » pour les matches affectés.
. Il tient compte des disponibilités de chacun (contraintes familiales, professionnelles, ou bien liées au fait que l’arbitre est souvent un joueur ou un entraîneur).
. Il doit s’assurer que les engagements pris seront tenus. Pour cela, il fait réaliser par le secrétariat du club, deux documents : une affichette à apposer dans le gymnase et dans le bureau, et une convocation remise à chaque arbitre.
. En cas de besoin, il effectue des relances téléphoniques ou pourvoit à des remplacements de dernière minute afin d’éviter des défections qui pénaliseraient le club financièrement.
. Le cas échéant, il est aidé par une personne qui assure la formation des jeunes arbitres.
NOTE : afin de faciliter le suivi et la gestion des arbitres, le club peut désigner deux correspondants : un pour les Arbitres Seniors, un autre pour les Jeunes Arbitres.
11 – MANIFESTATIONS ET FESTIVITES :
- Le responsable assure la Planification et l’organisation de toutes les manifestations et festivités : loto, gâteau des rois, réceptions diverses, assemblée générale, soirée dansante…
- Pour chaque manifestation, le responsable effectue un chiffrage financier préalable pour accord du B.D. et il s’assure ensuite de la bonne tenue de ce budget prévisionnel.
- Il met en place les moyens humains et matériels nécessaires au bon déroulement des manifestations.
- Il propose de nouvelles manifestations afin d’amplifier « l’esprit club » et la convivialité entre tous ses membres.
12 – PARTENARIATS PRIVES :
- La personne en charge des partenariats privés est le représentant du club auprès des partenaires. Il doit donc donner une image positive du MHBOP, par sa tenue, son comportement et ses propos.
- Il cherche sans cesse à agrandir le nombre de partenaires en stimulant la contribution de tous les membres du club. Pour cela, il tient à jour et améliore le « Press Book » du MHBOP.
- Il détient la liste précise des partenaires et des démarches effectuées pour chacun d’eux.
- Il rédige les mailings pour une bonne information des partenaires ou pour les convocations aux soirées V.I.P. et/ou aux évènements organisés par le club.
- Il rédige les contrats et établit les factures correspondantes. Il s’assure auprès du trésorier de l’encaissement de ces factures.
- Il fait un suivi des actions contractuelles afin que les engagements pris soient strictement respectés. En cas de non respect il en réfère au B.D. pour exécution.
- Avec le responsable Manifestations et festivités il s’assure que les réceptions V.I.P. soient une réussite.
13 – PROMOTION ET COMMUNICATION :
- Les objectifs principaux de la fonction sont :
. Informer tous les membres du club, sympathisants et partenaires, des orientations prises et des actions engagées afin que chacun puisse apporter en connaissance de cause sa contribution à la bonne marche du MHBOP .
. Renforcer la cohésion du club, des plus petits jusqu’aux seniors, afin d’en faire une grande famille dans laquelle chacun se sente fier de son appartenance.
. Promouvoir l’image du club auprès des médias, du public, des instances dirigeantes du handball et des partenaires.
- Les tâches afférentes sont :
. Prise des photos des différentes équipes, des personnes ayant une position officielle dans le club, des manifestations organisées par le MHBOP….
. Réalisation et publication du journal mensuel interne « A Crau de Hand ».
. Contacts réguliers avec la presse locale pour aider à la diffusion des articles relatifs aux évènements organisés par le club, et à ceux auxquels il participe.
. tenue à jour (hebdomadaire) de la vitrine en centre ville.
. Réalisation des affiches pour les matches et des affichettes pour tous les évènements du club.
. Responsabilité du contenu du site Internet du MHBOP. Le site est réalisé et tenu à jour par un « webmaster » qui travaille en fonction des recommandations faites par le responsable Promotion/Communication.
. Recherche et proposition de nouvelles actions qui permettraient de promouvoir l’image du club.
14 – ETHIQUE SPORTIVE :
- L’objectif premier est d’identifier et de réagir à tous les manquements aux valeurs que le club souhaite promouvoir. En effet, malgré tous les efforts entrepris en son sein pour éviter tout dérapage, le MHBOP comme toute autre association, reste le reflet de notre société où, hélas, la violence et les incivilités sont une réalité.
- L’objectif ultime est que notre club soit considéré par tous (Instances du handball, autorités territoriales, partenaires, arbitres, adversaires, amis et spectateurs) comme un club modèle.
- Il est de la plus haute importance de préciser qu’il ne s’agit pas de faire de la répression mais au contraire d’essayer de comprendre et d’éviter que les manquements constatés ne puissent se renouveler.
- Ces manquements peuvent avoir été le fait de joueurs, entraîneurs, dirigeants ou accompagnateurs qui interviennent « au nom du club ». Ils peuvent avoir été constatés pendant les matches ou lors des entraînements.
- Le responsable de l’éthique sportive a pour tâches :
. L’établissement des règles de fonctionnement de la commission éthique sportive.
. L’identification et l’instruction des actes.
. La convocation de la commission et la présentation des conclusions au B.D.
. La promotion de l’éthique sportive et du slogan « jouons le respect » à travers toutes les manifestations auxquelles le club participe : tournoi USEP, tournoi des collèges, manifestations organisées dans le cadre du contrat de ville, matches officiels …etc.
15 – ENTRAINEUR :
L’entraîneur a un rôle fondamental dans l’organisation du club. C’est lui qui est en contact direct avec les réalités du terrain ;
1 Responsabilités :
L’entraîneur est responsable des résultats et du comportement de ses joueurs, devant le Bureau Directeur, le Conseil d’Administration et devant les parents.
S’il le souhaite, l’entraîneur choisit, parmi des volontaires, un Assistant d’Equipe (voir point 17) qui le déchargera des tâches d’intendance et d’administration mentionnées ci-dessous
En matière de comportement il doit inculquer à ses joueurs les valeurs de base du club : respect (des arbitres, des adversaires et du public), goût de l’effort, solidarité…
Lors des matches il est le seul interlocuteur officiel, représentant du club.
2 Arbitrage et sélection :
L’entraîneur doit favoriser la vocation d’arbitre au sein de son groupe. Des quotas sont imposés par les organismes officiels. Si le club ne les respecte pas il est soumis à des sanctions financières et sportives très lourdes.
Il doit assurer le quota minimum d’arbitres précisé par le responsable arbitrage (voir point 10) du club et il facilite la sélection de ses joueurs dans les équipes de sélection (ligue ou comité).
Il s’assure de la participation de ses joueurs concernés aux stages d’arbitrage. Il attire l’attention du responsable arbitrage sur les difficultés éventuelles rencontrées par ses jeunes arbitres lors de leur formation, que ce soit pour les stages internes au club ou auprès des organismes officiels, notamment les problèmes de transport et d’accompagnement. Ce dernier point est aussi valable pour ses joueurs sélectionnés dans les équipes régionales.
3 Matériel et consommables :
L’entraîneur gère le matériel qui lui est confié par le club pour une bonne pratique du handball. Il prépare, pour chaque match, en plus des ballons et des maillots, les consommables dont il aura besoin : l’eau, la pharmacie, la colle. Pour cela il est en contact avec le responsable matériel et consommable du club.
Il prend soin d’éviter le gaspillage des matières consommables (Colle, bombe de froid) et doit être draconien en ce qui concerne la récupération des ballons et des maillots après les matches et après les entraînements (les ballons et les maillots sont une charge importante pour le club).
4 Administration :
L’entraîneur doit s ‘assurer de la prise de licence de ses joueurs dans les délais requis par le secrétariat. Il doit les préparer avant chaque match et les récupérer après.
Il remplit les feuilles de match conformément aux règlements en vigueur (Les erreurs coûtent des amendes au club) et les dépose, après les matches, dans le casier secrétariat du club (ou dans la boite aux lettres du gymnase Concorde).
Il coordonne les moyens de déplacement : nombre de véhicules nécessaires, heure de départ.
Il rempli, de manière mensuelle, les feuilles de déplacement de son équipe.
5 Technique et suivi:
L’entraîneur met en place les séances d’entraînements et constitue son équipe pour les matches du week-end. Il peut à tous moments s’appuyer sur l’expérience du Conseiller Technique (voir point 8 ) .
Il participe aux réunions organisées par le Coordinateur des Cadres Techniques (voir point 7), à un rythme minimum de une par trimestre, afin de mettre en place les actions suivantes :
- Application des pré requis par catégorie (confère le site internet ligue et fédé) .
- Suivi des objectifs, analyse des réussites et difficultés
- Suivi individuel de chaque entraîneur pour établir un plan de progression / formation (par exemple suivre la formation du niveau supérieur du Brevet Fédéral).
16 – ADJOINT TECHNIQUE :
Le poste d’adjoint technique n’est pas créé systématiquement pour chaque équipe. Il peut l’être à la demande de l’entraîneur.
L’adjoint technique est chargé de préparer les séances d’entraînement, d’établir et de proposer à l’entraîneur les projets d’attaque et de défense.
Il propose une orientation des grands axes de travail, technique, tactique et physique de l’équipe.
En aucun cas il se substitue aux prérogatives de l’entraîneur lequel reste le seul manager du groupe.
17 – ASSISTANT D’EQUIPE :
- L’assistant d'équipe est obligatoirement licencié.
- Il est choisi, parmi les volontaires, par l'entraîneur de l'équipe concernée, pour la saison en cours seulement.
- Il est placé sous la responsabilité de l'entraîneur lequel reste, quoi qu'il arrive, seul responsable aux yeux du Bureau Directeur et des parents, et le seul interlocuteur officiel.
- Les principales tâches qui lui incombent sont :
. Préparer les licences pour chaque match et les récupérer après les rencontres.
. Coordonner les déplacements (nombre de voitures, parents accompagnateurs...)
. Remplir les feuilles de match conformément aux règlements, suivant l'équipe définie par l'entraîneur.
. Si besoin, tenir la table de marque.
. Le cas échéant, s'assurer de la disponibilité de l'eau, de la pharmacie et de la colle les jours de match. Pour cela il est en contact avec le responsable Intendance, Matériel et Transport (voir description de fonction N°8).
. Contribuer à la bonne ambiance au sein du groupe.
- L’assistant d'équipe aide l'entraîneur dans toutes les situations mais, en aucun cas, il ne s'immiscera dans le domaine technique qui reste du seul domaine de l'entraîneur.
